При выдаче студентам свича заполняется документ с перечнем того что было оставлено - свич с серийником, блок питания с номиналом и т.д...
В бухучете эта операция проводится как другое с комментарием "залог за свитч (логин: mity_akula Шмидта 4 кв. 315)" - в комментарии указываем логин абонента и комнату